Getting Things Done

17 febrero 2007

He empezado a aplicar la metodología de trabajo GTD a las tareas que me llegan por correo electrónico en el trabajo.

Intento dedicar 5-10 minutos de cada hora a organizar el correo que recibo de las diferentes listas de correo internas sobre el trabajo.

  • Si leo un correo y obtengo toda la información que necesito a la vez que lo he leido directamente lo archivo (mover a la carpeta Archive).
  • Si tengo que dar una respuesta y puedo darla en menos de 2 minutos lo respondo directamente y lo archivo.
  • Si tengo que dar una respuesta pero me va a tomar más tiempo lo pospongo (mover a la carpeta Later).
  • Si a través de un correo tengo que hacer una tarea que tarde menos de 2 minutos la hago directamente y archivo el correo.
  • Si me llega una tarea en la que voy a tardar más de dos minutos la pospongo (mover a la carpeta Do).
  • Si en el correo me llega información sobre una tarea que engloba varias pequeñas tareas la pospongo como proyecto (mover a la carpeta Projects).

Con el volumen de correo que manejo diariamente puedo trabajar de esta forma, pero de nada sirve organizar todo si luego no trabajas. Este es el orden que sigo una vez tengo todo ordenado:

  1. Hago algunas de las cosas pendientes que tengo en la carpeta Do. A veces cuando analizo el problema en profundidad tengo que mover algún correo a la carpeta Projects y alli diseminarla en subtareas. Dentro de la carpeta Do organizo los correos por antigüedad.
  2. Después le doy un vistazo a la carpeta Later y respondo algunos correos por orden de antigüedad. Estos pasos los voy repitiendo en ciclos.
  3. Cuando no tengo nada en negrita en las carpetas Do y Later miro la de Projects. La mayoría de las cosas que tengo allí por hacer requieren bastante tiempo o suponen planificación a largo plazo. Todavía no he acometido ninguno pero empezaré a analizar las subtareas que componen esos proyectos y asignar tareas (enviar correos) a la gente que me tiene que ayudar a acometerlos (incluido yo mismo).

Todo esto esta muy bien y se domina en poco tiempo pero ¿qué pasa si te llegan las tareas por vía analógica? (en una reunión o alguien pasa por al lado y te lo dice). Tienes dos opciones:

  1. La borde: Le dices a la persona que te ha asignado la tarea que te lo envíe por correo. No se puede aplicar siempre.
  2. La dificil: Usar otra forma analógica de organizar tareas. Esta es la que estoy buscando ahora.

Más info sobre GTD como siempre en la wikipedia.

:wq

4 Responses to “Getting Things Done”


  1. Yo creia ser una persona ordenada y organizada.

    Este señor se lleva la palma en organización: mi ídolo

  2. jurbo Says:

    ¡Los Post-It han digievolucionado!

    Saludos tío, y que te enmarronen lo menos posible.


  3. […] de AJ he comenzado a usar la aplicación ThinkingRock para aplicar GTD en todos los ámbitos. En mi anterior post sobre GTD comentaba como gestionaba todas mis tareas a través del gestor de correo electrónico con la […]


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