Fijar objetivos

13 febrero 2008

Bueno, después de un cuatrimestre apretadito hoy he terminado los exámenes y a falta la nota de hoy puedo decir que voy a aprobar todo.

Tengo cuatro días para despejarme y reflexionar antes de empezar otra vez el jaleo de clases.

Normalmente no suelo escribir sobre el ámbito laboral pero esta vez la situación lo merece por tratarse de un reto. Desde hace 2 meses la rotación en mi proyecto más que rotación ha sido goteo. Nos han dejado 11 compañeros:

  1. Dioni
  2. Kiki
  3. Campano
  4. María
  5. Jose Antonio
  6. Julio
  7. José Luis
  8. Alfredo
  9. David
  10. Pablo
  11. Rafa

Podía hablar de motivos, de lo que los echo de menos pero considero más importante darles las gracias por lo que he aprendido el tiempo que he compartido con ellos.

En una situación así es fácil volverse loco y trabajar sin sentido haciendo lo primero que llega. No hemos dicho a nada que no en estos 4 años. Ahora tenemos que intentar asegurar los niveles de servicio que estamos acostumbrados a dar y poco a poco ir aceptando “cosillas”.

La gente que nos ha dejado era impresionantemente buena. Me alegro muchísimo por ellos porque me encantará seguir en contacto y ver cómo triunfan donde quiera que estén. Pero tampoco es mala la situación para la gente que quedamos y entre nueva porque tenemos un reto delante y es una oportunidad que no podemos desaprovechar.

Cambiando de tema y centrándome en el ámbito universitario tengo que decidir que presentar cómo PFC de forma que esté alineado con mi trabajo. La idea original que tenía está presente pero la utilidad no se vería a corto plazo. Tengo un par de ideas más en la cabeza pero cualquier sugerencia será bienvenida. 🙂 Animáos saldréis en los “créditos” si me convencéis.

:wq

ThinkingRock

28 agosto 2007

Gracias a la recomendación de AJ he comenzado a usar la aplicación ThinkingRock para aplicar GTD en todos los ámbitos. En mi anterior post sobre GTD comentaba cómo gestionaba mis tareas a través del gestor de correo electrónico con la imposibilidad de añadir pensamientos/tareas que no me llegaran a través del correo. Con ThinkingRock este inconveniente está solucionado.

Una de las ventajas de esta aplicación es que permite a cualquiera en iniciarse en el trabajo con GTD desde el primer momento.

Esquema de trabajo de ThinkingRock

Para comenzar a trabajar tan sólo tenemos que crear nuestro archivo y definir los contextos (trabajo, carrera, personal) y los tópicos (llamada, reunión, online, etc.).

Una vez hecho esto podemos empezar a recolectar pensamientos y comenzar a procesarlos convirtiéndolos en acciones simples o proyectos complejos compuestos por varias acciones simples.

Por cada acción simple podemos seleccionar terminarlas tan pronto como sea posible (Do As Soon As Possible), delegarlas o planificarlas para una determinada fecha.

Ejemplo ThinkingRock

Aquí tenéis unas demos para ver todas las posibilidades:

How to set up contexts and topics
How to collect and process your thoughts
How to review and update your actions
How to plan and review your projects

Una de las funcionalidades que echo en falta es la de poder enviar por correo electrónico desde la misma aplicación las acciones o los proyectos que has delegado.

Tengo que encontrar una forma de tener accesible mi archivo para poder importarlo desde mi casa con las últimas actualizaciones de pensamientos que haya dado de alta. Muchas veces en el trabajo me pasan por la cabeza cosas que tengo que hacer en casa y libera mucho apuntarlas y despreocuparse. Tan sólo tienes que estar pendiente de la pestaña Do ASAP e ir completando las tareas que aparecen en la lista. Yo suelo intercalar una tarea que me guste con otra que no me guste tanto para no dejar siempre las tediosas pendientes.

Probadlo y me contáis si habéis mejorado vuestra productividad.

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Jajuk

17 marzo 2007

Llevo bastante tiempo proponiéndome organizar mi música y hace poco descubrí el organizador y reproductor multiplataforma GPL Jajuk.

Tiene varios entornos, uno de reproducción de forma física viendo los archivos de tu disco duro, otro de forma lógica a partir de las etiquetas de tus archivos de audio, otro por las portadas de los álbunes, que puedes descargar automáticamente si dispones de una conexión a internet. Por si fuera poco hay otra pestaña que te enlaza con la wikipedia y te muestra información del grupo que estás oyendo. Además tiene una pestaña de estadísticas con tus gustos músicales y con la ocupación en disco.

Tiene todo lo que necesito. El problema de tener organizada la música resuelto. Os recomiendo probarlo.

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Getting Things Done

17 febrero 2007

He empezado a aplicar la metodología de trabajo GTD a las tareas que me llegan por correo electrónico en el trabajo.

Intento dedicar 5-10 minutos de cada hora a organizar el correo que recibo de las diferentes listas de correo internas sobre el trabajo.

  • Si leo un correo y obtengo toda la información que necesito a la vez que lo he leido directamente lo archivo (mover a la carpeta Archive).
  • Si tengo que dar una respuesta y puedo darla en menos de 2 minutos lo respondo directamente y lo archivo.
  • Si tengo que dar una respuesta pero me va a tomar más tiempo lo pospongo (mover a la carpeta Later).
  • Si a través de un correo tengo que hacer una tarea que tarde menos de 2 minutos la hago directamente y archivo el correo.
  • Si me llega una tarea en la que voy a tardar más de dos minutos la pospongo (mover a la carpeta Do).
  • Si en el correo me llega información sobre una tarea que engloba varias pequeñas tareas la pospongo como proyecto (mover a la carpeta Projects).

Con el volumen de correo que manejo diariamente puedo trabajar de esta forma, pero de nada sirve organizar todo si luego no trabajas. Este es el orden que sigo una vez tengo todo ordenado:

  1. Hago algunas de las cosas pendientes que tengo en la carpeta Do. A veces cuando analizo el problema en profundidad tengo que mover algún correo a la carpeta Projects y alli diseminarla en subtareas. Dentro de la carpeta Do organizo los correos por antigüedad.
  2. Después le doy un vistazo a la carpeta Later y respondo algunos correos por orden de antigüedad. Estos pasos los voy repitiendo en ciclos.
  3. Cuando no tengo nada en negrita en las carpetas Do y Later miro la de Projects. La mayoría de las cosas que tengo allí por hacer requieren bastante tiempo o suponen planificación a largo plazo. Todavía no he acometido ninguno pero empezaré a analizar las subtareas que componen esos proyectos y asignar tareas (enviar correos) a la gente que me tiene que ayudar a acometerlos (incluido yo mismo).

Todo esto esta muy bien y se domina en poco tiempo pero ¿qué pasa si te llegan las tareas por vía analógica? (en una reunión o alguien pasa por al lado y te lo dice). Tienes dos opciones:

  1. La borde: Le dices a la persona que te ha asignado la tarea que te lo envíe por correo. No se puede aplicar siempre.
  2. La dificil: Usar otra forma analógica de organizar tareas. Esta es la que estoy buscando ahora.

Más info sobre GTD como siempre en la wikipedia.

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